Konferenzraum einrichten: 5 Elemente für produktive Meetings
Ein Konferenzraum ist ein Raum im Büro, in dem mehrere Personen zusammenkommen, um sich auszutauschen, zu präsentieren und Entscheidungen zu treffen. Wer einen Konferenzraum einrichten möchte, sollte fünf zentrale Elemente berücksichtigen: Raumkonzept, Medientechnik, Akustik, Licht und Luft sowie Corporate Identity.
In vielen Unternehmen beginnt die Planung jedoch beim Konferenztisch. Dabei entscheidet bereits das Raumkonzept, wie viele Personen komfortabel Platz finden, welche Abstände erforderlich sind und wie sich Technik, Akustik und Beleuchtung sinnvoll integrieren lassen. Wird das zu spät berücksichtigt, ist der Raum schnell zu eng oder eine schlechte Raumakustik erschwert Gespräche und Videokonferenzen.
Bei Raumhaus übernehmen wir die Büroplanung in Berlin und Brandenburg und richten dabei Konferenz- und Besprechungsräume ein. In diesem Beitrag zeigen wir, wie Raumkonzept, Medientechnik, Akustik, Licht und Luft sowie Corporate Identity zusammenspielen und welche Planungsmaße und Richtwerte dabei wichtig sind.
Die 5 Elemente eines gut geplanten Konferenzraums
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Element |
Darauf kommt es an |
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Raumkonzept |
Personenzahl, Meetingformate, Tischgröße, Bewegungsflächen und Flexibilität |
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Medientechnik |
Display, Kamera, Mikrofone, Lautsprecher, Anschlüsse und Sichtlinien |
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Akustik |
Sprachverständlichkeit, Nachhall, Schallabsorption und Vertraulichkeit |
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Licht und Luft |
Beleuchtung für Besprechungen und Präsentationen sowie ausreichende Lüftung |
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Corporate Identity |
Farben, Formen und Materialien, die zur Identität des Unternehmens passen |
Die Reihenfolge ist entscheidend: Zuerst werden Nutzung und Raum festgelegt, danach Technik, Akustik, Licht und Luft. Die Gestaltung verbindet diese funktionalen Anforderungen schließlich mit der Identität des Unternehmens.
Raumkonzept: Nutzung und Personenzahl zuerst klären
Das Raumkonzept legt fest, welche Funktionen der Konferenzraum erfüllen soll und wie Tisch, Sitzplätze, Technik und Verkehrsflächen angeordnet werden. Die DGUV empfiehlt eine systematische Büroplanung, die mit der Ausgangssituation, den Arbeitsaufgaben und den räumlichen Gegebenheiten beginnt. Zu den relevanten Grundlagen gehören unter anderem die Art der Zusammenarbeit, Kommunikations- und Konzentrationsanforderungen, notwendige Besprechungsräume, räumliche Flexibilität und Corporate Identity
Vor der Möbelauswahl sollten deshalb vier Fragen beantwortet werden:
- Personenzahl: Wie viele Personen nutzen den Raum regelmäßig?
- Meetingformate: Finden dort Besprechungen, Präsentationen, Workshops oder Schulungen statt?
- Hybride Nutzung: Wie häufig nehmen Personen per Video teil?
- Vertraulichkeit: Müssen Gespräche gegenüber Fluren und angrenzenden Räumen geschützt werden?
Nicht jedes Meeting benötigt einen klassischen Konferenzraum. Für kurze Abstimmungen kann eine offene Besprechungszone oder Raum-in-Raum-System genügen. Für Videokonferenzen, vertrauliche Gespräche oder längere Sitzungen ist dagegen meist ein geschlossener Raum sinnvoll.
Praxisregel: Wählen Sie nicht zuerst einen möglichst großen Tisch. Klären Sie zunächst, welche Personenzahl und welche Meetingformate der Raum tatsächlich unterstützen soll.
Wie viele Räume ein Büro braucht, zeigen fünf unserer Projekte in Berlin
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Projekt |
Arbeitsplätze |
Konferenz- und Besprechungsräume |
Arbeitsplätze je Raum, gerundet |
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40 |
6 Besprechungsräume |
7 |
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50 |
4 Konferenzräume, dazu 5 Work-Lounges |
13 |
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89 |
3 Konferenzräume und 3 Thinktanks |
15 |
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460 |
24 Besprechungs- und Konferenzräume |
19 |
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200 |
6 Konferenzräume und 4 Besprechungsräume |
20 |
Unsere Projekte zeigen, wie unterschiedlich der Bedarf an Konferenz- und Besprechungsräumen ausfallen kann. Entscheidend sind unter anderem Arbeitsweise, Meetingformate und tatsächliche Nutzung der Flächen. Eine Raumbedarfsanalyse schafft dafür eine belastbare Planungsgrundlage.
Medientechnik: Alle Teilnehmenden sichtbar und hörbar machen
Ein moderner Konferenzraum muss persönliche und digitale Zusammenarbeit gleichermaßen unterstützen. Entscheidend ist nicht die Anzahl technischer Geräte, sondern deren Abstimmung auf Raum, Möblierung und Nutzung.
Zur typischen Ausstattung gehören
- ein ausreichend großes Display
- Kamera oder Kamerasystem
- Mikrofone und Lautsprecher
- Anschlüsse für Notebooks und mobile Geräte
- kabellose Präsentationsmöglichkeiten
- Steckdosen und Ladeanschlüsse am Tisch
- ein digitales Raumbuchungssystem
Die DGUV nennt für Konferenz- und Besprechungsräume technische Voraussetzungen wie Videokonferenzsysteme, Großbildschirme und Anschlüsse für Notebooks, Tablets und Smartphones. Technik, Akustik, Beleuchtung und gegebenenfalls Lüftung sollten bereits im Raumkonzept berücksichtigt werden.
Displaygröße und Sichtabstand
Die Größe des Displays sollte sich daran orientieren, welche Inhalte gezeigt werden und wie weit der entfernteste Sitzplatz vom Bildschirm entfernt ist. Eine Präsentation mit großen Bildern stellt andere Anforderungen als Tabellen, Pläne oder detaillierte Dokumente.
Deshalb gilt:
- Sichtabstand vor der Auswahl des Displays messen
- Inhalte und Schriftgrößen berücksichtigen
- Reflexionen durch Fenster und Leuchten vermeiden
- das Display für alle Sitzplätze gut sichtbar positionieren
Eine pauschale Bildschirmgröße allein nach der Raumfläche ist daher wenig aussagekräftig.
Kamera, Mikrofone und Tischform
Bei hybriden Meetings muss jeder Platz im Kamerabild sichtbar und im Aufnahmebereich eines Mikrofons liegen. Sehr lange rechteckige Tische können dazu führen, dass sich Personen gegenseitig verdecken.
Vor der Abnahme empfiehlt sich ein Praxistest mit vollständig besetztem Tisch:
- Sind alle Gesichter gut erkennbar?
- Sind alle Personen klar verständlich?
- Ist das Display von jedem Platz aus lesbar?
- Können Inhalte unkompliziert geteilt werden?
- Gibt es störende Reflexionen oder Kabel?
Technik sollte vor der Möblierung geplant werden, da Anschlüsse, Kabelwege und Kamerapositionen die Tischform und Raumaufteilung beeinflussen.
Akustik: Sprache verständlich und Gespräche vertraulich halten
Eine gute Konferenzraumakustik sorgt dafür, dass Sprache über die gesamte Tischlänge verständlich bleibt. Harte Flächen wie Glas, Beton, glatte Wände und harte Böden reflektieren Schall und können starken Nachhall verursachen.
Geeignete Maßnahmen sind beispielsweise:
- Akustikdecken oder Deckensegel
- schallabsorbierende Wandpaneele
- textile Bodenbeläge und Vorhänge
- gepolsterte Möbel
- akustisch wirksame Raumteiler
- geeignete Wand- und Türelemente zu angrenzenden Bereichen
Die DGUV empfiehlt, bereits bei der Raumplanung schallabsorbierende Flächen wie Deckenelemente, Stellwände und textile Bodenbeläge vorzusehen. Für Konferenzräume sollen bedarfsgerechte akustische Bedingungen geschaffen werden.
Dabei sind zwei Themen zu unterscheiden:
- Schallabsorption reduziert Reflexionen und Nachhall innerhalb des Raumes. An Wand und Decke können beispielsweise Akustikpaneele eingesetzt werden, um die Raumakustik gezielt zu verbessern.
- Schalldämmung begrenzt die Übertragung von Sprache und Geräuschen in benachbarte Räume oder Flure. Mehr dazu erfahren Sie in unserem Beitrag zum Schallschutz im Büro.
Für einen Konferenzraum können beide Aspekte relevant sein. Eine Glaswand schafft beispielsweise Transparenz, bietet aber gleichzeitig eine große schallharte Oberfläche. Akustik und Gestaltung sollten deshalb bereits bei der Planung gemeinsam betrachtet werden.
Praxistipp: Schauen Sie sich die Oberflächen im Raum genauer an. Bestehen Decke, Wände, Fenster und Boden überwiegend aus schallharten Materialien, sollte geprüft werden, ob ausreichend schallabsorbierende Flächen vorhanden sind.
Licht und Luft: Gute Bedingungen für Besprechungen schaffen
Licht und Luft beeinflussen, wie angenehm ein Konferenzraum über längere Zeit genutzt werden kann. Beide Aspekte sollten daher bereits in der Planung berücksichtigt werden.
Beleuchtung für Besprechung und Präsentation
Ein Konferenzraum benötigt unterschiedliche Lichtsituationen:
- gleichmäßiges Licht für Gespräche und Notizen
- gute Ausleuchtung der Gesichter für Videokonferenzen
- dimmbares Licht für Präsentationen
- blendfreie Beleuchtung an Bildschirm und Tisch
- möglichst ausreichend Tageslicht mit geeignetem Sonnenschutz
Die DGUV empfiehlt eine auf die jeweilige Sehaufgabe abgestimmte Beleuchtungsstärke, begrenzte Blendung und eine Beleuchtungsplanung, die Anordnung und Nutzung der Arbeitsbereiche berücksichtigt. Das Zusammenspiel von Beleuchtung, Farben und Raumwirkung soll ebenfalls in die Gestaltung einfließen.
Wie sich Tageslicht und künstliche Beleuchtung sinnvoll kombinieren lassen, zeigen wir ausführlicher im Beitrag zur Planung der Bürobeleuchtung.
Für Schreiben, Lesen und Datenverarbeitung werden 500 Lux als Mindestwert angesetzt. Neben der Beleuchtungsstärke spielen jedoch auch Blendung, Lichtverteilung und die jeweilige Nutzung des Konferenzraums eine Rolle.
Besonders praktisch sind unterschiedliche Lichtszenen für:
- Besprechung
- Präsentation
- Videokonferenz
- Workshop
So muss nicht bei jedem Meeting neu ausprobiert werden, sondern die Beleuchtung ist schnell auf das jeweilige Meetingformat abgestimmt.
Lüftung und Raumluft
Gerade in gut belegten Besprechungsräumen muss die Lüftung zur Raumgröße, Personenzahl und Nutzungsdauer passen. Das sollte bereits bei der Planung berücksichtigt werden.
Relevant sind insbesondere:
- Anzahl der regelmäßig anwesenden Personen
- Dauer der Meetings
- zu öffnende Fenster
- vorhandene Lüftungsanlage
- zusätzliche Wärme durch Displays und Technik
- gegebenenfalls ein CO₂-Messgerät
Besondere Aufmerksamkeit benötigen geschlossene Raum-in-Raum-Systeme, insbesondere wenn sie nicht über zu öffnende Fenster verfügen. Die DGUV weist für Konferenz- und Besprechungsräume darauf hin, bei Bedarf raumlufttechnische Anlagen vorzusehen
Corporate Identity: Den Konferenzraum zur Visitenkarte machen
Ein Konferenzraum wird von Mitarbeitenden, Kunden, Geschäftspartnern und Bewerbenden genutzt. Er ist deshalb nicht nur ein funktionaler Raum, sondern auch ein sichtbarer Teil des Unternehmensauftritts.
Corporate Identity kann über unterschiedliche Elemente in die Gestaltung einfließen:
- Unternehmensfarben
- Materialien und Oberflächen
- Möbel und Leuchten
- Grafiken, Logos oder Markenbotschaften
- Pflanzen und natürliche Elemente
- sichtbare Produkt- oder Projektbezüge
Die DGUV zählt Unternehmenskultur, Erscheinungsbild und Corporate Identity ausdrücklich zu den möglichen Planungsgrundlagen. Auch Farbgestaltung und Arbeitsumgebung sollen auf das Erscheinungsbild des Unternehmens abgestimmt werden.
Entscheidend ist, dass Gestaltung und Funktion nicht gegeneinander arbeiten. Eine Glaswand kann Offenheit ausdrücken, benötigt aber möglicherweise zusätzliche Akustikmaßnahmen. Dunkle Markenfarben können repräsentativ wirken, müssen jedoch mit Beleuchtung und Kontrasten abgestimmt werden.
Die Corporate Identity kommt deshalb nicht als Dekoration am Ende hinzu. Sie wird auf Grundlage der funktionalen Planung in Farben, Materialien und Raumdetails übersetzt.
Vier unserer Projekte liefern Ideen für Besprechungsraum und Konferenzraum:
- Jam City: Das Spielestudio hat statt eines klassischen Konferenzraums eine Gemeinschaftsfläche für Townhall-Meetings mit den anderen Standorten.
- HiSolutions: Der Konferenzraum ist als Dschungel gestaltet und stellt an langen Arbeitstagen die Verbindung zur Natur her.
- CBRE: Die Räume wirken entspannt und enthalten trotzdem integrierte Medientechnik.
- Zentiva: Hier ist es ein klassischer Konferenzraum, der sich an unterschiedliche Bedürfnisse anpassen lässt.
Die Beispiele zeigen, wie unterschiedlich Corporate Identity räumlich übersetzt werden kann. Farben, Materialien und Möblierung sollten dabei immer mit den funktionalen Anforderungen abgestimmt werden. Gestaltung darf beispielsweise Sicht, Beleuchtung oder Raumakustik nicht beeinträchtigen.
Fünf häufige Planungsfehler
Die häufigsten Fehler entstehen nicht beim Kauf der Möbel, sondern davor:
- Raumkonzept: Der Tisch wird ausgewählt, bevor Personenzahl, Wege und Meetingformate geklärt sind.
- Medientechnik: Das Display ist nur von den vorderen Plätzen gut lesbar oder die Kamera erfasst nicht alle Personen.
- Akustik: Schallharte Oberflächen werden geplant und Akustikelemente erst nach Beschwerden ergänzt.
- Licht und Luft: Präsentationslicht, Gesichtsausleuchtung oder Lüftung passen nicht zur Nutzung.
- Corporate Identity: Die Gestaltung sieht attraktiv aus, beeinträchtigt aber Sicht, Akustik oder Orientierung.
Unser Fazit
Ein gut geplanter Konferenzraum schafft passende räumliche Bedingungen für Besprechungen, Präsentationen und hybride Meetings. Entscheidend ist das Zusammenspiel von Raumkonzept, Medientechnik, Akustik, Licht und Luft sowie Corporate Identity.
Die Planung beginnt mit der Nutzung: Wie viele Personen kommen zusammen, welche Meetingformate finden statt und wie häufig wird hybrid gearbeitet? Darauf folgen Raumaufteilung, Möblierung und technische Ausstattung. Anschließend werden Akustik, Beleuchtung und Lüftung auf die tatsächliche Nutzung abgestimmt. Farben, Materialien und Details machen den Raum schließlich zu einem unverwechselbaren Teil der Unternehmensidentität.
Bei der Büroplanung in Berlin und Brandenburg berechnen wir die Raumgröße, planen Möblierung, Akustik und Licht und richten den Konferenzraum ein. In unserem Showroom sehen Sie auf 1.300 m² verschiedene Arbeitsumgebungen und Möbel im Raum. Wenn Sie Ihren Konferenzraum neu planen oder umbauen wollen, sprechen Sie uns gerne an.
Fragen und Antworten
Was ist der Unterschied zwischen Besprechungsraum und Konferenzraum?
Die Begriffe werden im Alltag häufig nach Größe und Ausstattung unterschieden. Ein Besprechungsraum wird meist für kleinere Gruppen genutzt, während ein Konferenzraum häufig mehr Plätze und umfangreichere Medientechnik bietet. Für die Planung sind jedoch vor allem Personenzahl, Nutzung und Ausstattung entscheidend.
Wie groß muss ein Konferenzraum für zehn Personen sein?
Eine pauschale Mindestgröße gibt es nicht. Der Flächenbedarf ergibt sich aus Tischgröße, Benutzerflächen, Verkehrswegen, Türen und technischer Ausstattung. Bei zehn Personen, die an den Längsseiten sitzen, ergibt sich auf Basis von 80 Zentimetern Tischbreite je Person zunächst ein etwa vier Meter langer Tisch. Die endgültige Raumgröße muss individuell aus dem Grundriss ermittelt werden.
Wie viel Platz braucht eine Person am Konferenztisch?
Die DGUV Information 215-441 nennt für reguläre Besprechungsplätze mindestens 80 Zentimeter Tischbreite und 80 Zentimeter Tischtiefe je Person. Bei gegenüberliegenden Plätzen ergibt sich daraus eine Tischtiefe von 160 Zentimetern. Hinter dem Sitzplatz ist in der Regel eine Benutzerfläche von mindestens 80 Zentimetern einzuplanen
Welche Technik braucht ein Konferenzraum für hybride Meetings?
Zur Grundausstattung gehören Display, Kamera, Mikrofone, Lautsprecher und geeignete Anschlüsse oder kabellose Präsentationsmöglichkeiten. Entscheidend ist, dass alle Sitzplätze im Kamerabild sichtbar, akustisch verständlich und mit Strom sowie Datenverbindungen versorgt sind.
Wie hell sollte ein Konferenzraum sein?
Für Tätigkeiten wie Schreiben, Lesen und Datenverarbeitung wird üblicherweise eine Beleuchtungsstärke von mindestens 500 Lux angesetzt. Zusätzlich sollte auf eine gute Ausleuchtung der Gesichter, geringe Blendung und getrennt steuerbare Lichtszenen für Besprechungen und Präsentationen geachtet werden. Der konkrete Wert sollte vor Veröffentlichung mit der aktuell gültigen ASR A3.4 abgeglichen werden.
Was kostet es, einen Konferenzraum einzurichten?
Die Kosten hängen von Raumgröße, Anzahl der Plätze, Möblierung, Medientechnik, Akustikmaßnahmen, Beleuchtung und möglichen baulichen Anpassungen ab. Ein belastbares Angebot setzt deshalb eine Analyse der Nutzung und des vorhandenen Raumes voraus.