Shared Office: Zonen für produktives Arbeiten durch klare Raumstruktur
Wie gelingt konzentriertes Arbeiten im offenen Büro? Wenn Telefonate, Gespräche und Meetings denselben Raum teilen, gehen Fokus und Ruhe schnell verloren. Ein Shared Office funktioniert nur, wenn die Fläche konsequent nach Aufgaben gegliedert ist und unterschiedliche Arbeitsweisen unterstützt. Eine präzise Zonierung schafft Orientierung, reduziert Störungen und führt offene Räume zu einer produktiven Arbeitslandschaft zusammen.
Vom klassischen Großraum zur funktionalen Landschaft
Viele Unternehmen modernisieren ihre Büroflächen und stellen fest, dass klassische Großraumbüros für heutige Arbeitsweisen oft nicht geeignet sind. Die ursprüngliche Idee des Open Space sollte Hierarchien abbauen und spontane Kommunikation fördern. In der Praxis zeigen sich jedoch klare Defizite, die den Arbeitsfluss zunehmend belasten:
- Hohe Umgebungslautstärke, verursacht durch parallel stattfindende Gespräche
- Fehlende visuelle Abschirmungen, die Fokusarbeit erschweren
- Ständige Unterbrechungen, weil offene Flächen keine Rückzugslogik bieten
- Mangelnde Privatsphäre bei sensiblen Tätigkeiten und Videocalls
Werden alle Tätigkeiten im selben offenen Bereich ausgeführt, sinkt die Konzentrationsfähigkeit spürbar. Dies führt zu Produktivitätseinbußen und einer erhöhten kognitiven Belastung. Besonders der sogenannte Irrelevante‑Spracheffekt macht es schwierig, Hintergrundgespräche auszublenden – ein häufig unterschätzter Stressfaktor in offenen Büros.
Shared Offices scheitern daher nicht am Konzept selbst, sondern an fehlender Struktur. Ohne klare Zonierung vermischen sich Kommunikation, Fokusarbeit, Pausen und spontane Abstimmungen. Mitarbeitende suchen sich Plätze nach Verfügbarkeit, nicht nach Aufgabe. Ein Grund, warum Shared Office Planung häufig hinter den Erwartungen zurückbleibt.
Die Lösung liegt in einer funktionalen Zonierung, die offene Flächen in unterschiedliche Arbeitsbereiche gliedert. Ein Multi‑Space‑Büro stellt dafür klar definierte Umgebungen bereit: Orte für konzentrierte Einzelarbeit, Bereiche für Austausch, Räume für Rückzug und klar positionierte Infrastruktur. Dieser Ansatz – in der Fachwelt als Activity Based Working etabliert – schafft eine Umgebung, in der Mitarbeitende den passenden Arbeitsplatz für ihre aktuelle Tätigkeit wählen.
Studien des Fraunhofer IAO zeigen, dass eine aufgabenbezogene Raumwahl die Leistungsfähigkeit steigert und die Zufriedenheit im Arbeitsalltag erhöht. Wer störende Einflüsse konsequent durch räumliche Trennung reduziert, entwickelt eine offene Fläche zu einer strukturierten Arbeitslandschaft weiter. Dabei unterstützen drei Grundsätze die Shared Office Planung:
Bedarfsorientierung
Die Raumstruktur richtet sich nach tatsächlichen Tätigkeitsprofilen und nicht nach pauschalen Flächenkennzahlen.
Sinnvolle Verdichtung
Flächeneffizienz entsteht nicht durch Verkleinerung, sondern durch intelligente Nutzung unterschiedlicher Funktionsbereiche.
Mitarbeiterbindung
Gut strukturierte Arbeitswelten schaffen Ruhe, Orientierung und Verlässlichkeit – ein messbarer Faktor für Employer Branding und Teamzufriedenheit.
So wird aus dem klassischen Großraum eine funktionale Umgebung, die moderne Arbeitsprozesse verlässlich unterstützt.
Die zentralen Funktionsbereiche im Multi‑Space‑Büro
Ein funktionierendes Shared Office lebt nicht von möglichst vielen Arbeitsplätzen, sondern von einer klaren Struktur. Im Multi‑Space‑Büro werden Aufgaben, Arbeitsweisen und Kommunikationsmuster räumlich voneinander getrennt. Die Grundlage hierfür bilden fünf bewährte Zonen, die Orientierung schaffen, Störungen reduzieren und den Arbeitsalltag planbar machen.
Kommunikation – Räume für Austausch, Meetings und Projektarbeit
Kommunikationszonen bündeln alle Aktivitäten, die Austausch benötigen. Dazu gehören formelle Besprechungsräume, offene Meeting‑Points, Projektflächen oder kurze Abstimmungsbereiche entlang der Laufwege.
Technisch und räumlich unterstützen sie die Zusammenarbeit – etwa durch mobile Whiteboards, Videokonferenz‑Setups oder flexible Möbel.
Ziel: Austausch ermöglichen, ohne die Konzentrationsbereiche zu stören.
Konzentration – Fokuszonen für ungestörte Einzelarbeit
Fokuszonen sind bewusst abgeschirmte Bereiche, die ruhige, konzentrierte Arbeit ermöglichen. Akustikpaneele, Stellwände, raumhohe Elemente oder Bepflanzung reduzieren Geräusche und visuelle Ablenkungen. In diesen Zonen gelten klare Regeln: keine Telefonate, keine spontanen Gespräche, kein Durchgangsverkehr.
Ziel: eine Umgebung, die tiefe kognitive Arbeit zuverlässig unterstützt.
Regeneration – Rückzugsorte für kurze Pausen und mentale Entlastung
Regenerationsbereiche schaffen Distanz zum Arbeitsgeschehen. Lounges, Ruhezonen oder kleine Bibliotheken ermöglichen bewusste Erholung und fördern eine gesunde Arbeitsdynamik. Biophile Elemente wie Pflanzen, warmes Licht oder natürliche Materialien tragen dazu bei, Stress zu reduzieren.
Ziel: Erholung integrieren und die Belastbarkeit über den Tag hinweg erhalten.
Infrastruktur – Technik und Stauraum bewusst bündeln
Drucker, Spinde, Materiallager, Garderoben oder Teeküchen erzeugen Bewegung und Geräusche. Durch ihre Bündelung an definierten Punkten entstehen klare Wege und die Arbeitsbereiche bleiben ruhig. Gleichzeitig schafft dies Ordnung – ein wesentlicher Erfolgsfaktor für Shared Offices.
Ziel: funktionale Abläufe ermöglichen, ohne die Arbeitszonen zu belasten.
Marktplatz – das soziale Zentrum des Büros
Der Marktplatz ist der lebendigste Ort einer Arbeitswelt: ein Work‑Café, eine zentrale Treffpunktzone oder eine offene Küche. Hier findet informeller Austausch statt – vom kurzen Gespräch über das gemeinsame Essen bis zu unternehmensweiten Veranstaltungen. Flexible Möblierung ermöglicht schnelle Umnutzung.
Ziel: Unternehmenskultur räumlich erlebbar machen und soziale Dynamik fördern.
Warum diese fünf Zonen für Shared Office Planung entscheidend sind
Eine offene Fläche wird erst dann zu einem funktionalen Multi‑Space‑Büro, wenn die fünf Funktionsbereiche klar voneinander abgegrenzt und logisch miteinander verknüpft sind. Sie steuern:
- Akustische Balance
- Orientierung und Wegeführung
- Nutzungslogik und Regelwerk
- Flächeneffizienz
- Nutzerzufriedenheit
So entsteht eine Arbeitsumgebung, die flexibel bleibt und dennoch verlässlich funktioniert.
Akustik und Privatsphäre: Raum‑in‑Raum‑Systeme nutzen
Lärm ist einer der häufigsten Belastungsfaktoren in offenen Büroumgebungen. Gespräche, Telefonate und spontane Abstimmungen erzeugen eine dauerhafte akustische Kulisse, die Konzentration erschwert – besonders dann, wenn Rückzugsmöglichkeiten fehlen. Raum‑in‑Raum‑Systeme bieten hier eine wirksame Lösung. Sie schaffen autarke, akustisch abgeschirmte Bereiche, ohne bauliche Eingriffe oder lange Umbauphasen zu erfordern.
Telefonkabinen eignen sich für Videocalls und vertrauliche Gespräche. Sie reduzieren den Schalleintrag in die Fläche und geben Mitarbeitenden die notwendige Privatsphäre, ohne das Teamgefüge zu unterbrechen. Größere Module bieten Raum für kurze Meetings, fokussierte Projektarbeit oder temporäre Rückzüge. Durch ihre modulare Konstruktion lassen sie sich flexibel versetzen und unterstützen so Veränderungen im Grundriss oder Wachstum des Unternehmens.
Ergänzend dazu stabilisieren akustische Maßnahmen wie Wandpaneele, Deckensegel, Stellwände oder textiler Bodenbelag das Klangniveau in den offenen Bereichen. In Kombination entsteht eine ausgewogene akustische Landschaft, die sowohl konzentriertes Arbeiten als auch offene Kommunikation zuverlässig unterstützt.
In 5 Schritten zur erfolgreichen Shared Office Planung – entlang des Raumhaus‑NEEDS‑Prozesses
Die Shared Office Planung bei Raumhaus folgt einem klaren, standardisierten Vorgehen: Bedarf, Struktur, Design, Detail, Ziel. Jede Phase führt zu einem präzise abgestimmten, funktionalen Arbeitsumfeld.
1. Bedarf – Unternehmenskultur und Arbeitsweisen verstehen
- Analyse von Prozessen, Abteilungen, Kommunikationsstrukturen
- Ermittlung von Anwesenheitsquoten & Tätigkeitsprofilen
- qualitative Interviews und Workshops
- Begehung & Bestandsaufnahme
Ziel: erkennen, welche Tätigkeiten wie unterstützt werden müssen.
2. Struktur – Die ideale Raumstruktur entwickeln
- Definition der fünf Funktionsbereiche (Kommunikation, Konzentration, Regeneration, Infrastruktur, Marktplatz)
- laut–leise‑Zonierung
- Wegeführung & Orientierung
- Anforderungen an Akustik, Licht, Rückzug
- Flächenbedarf pro Bereich
- Markenidentität räumlich abbilden
Ziel: eine funktionale Grundstruktur, die Störungen reduziert.
3. Design – Materialität und Atmosphäre gestalten
- Material- und Farbkonzepte
- ergonomische und akustische Ausstattung
- CI‑Elemente und Markensprache
- 3D‑Visualisierungen und Moodboards
- nachhaltige Materialauswahl
Ziel: eine Arbeitswelt, die Funktion und Atmosphäre verbindet.
4. Detail – Technische und planerische Ausarbeitung
- finale Produktauswahl
- technische Pläne, Renderings und Tabellen
- Budget- und Terminabstimmung
- Klärung technischer Machbarkeit
- Vorbereitung aller Gewerke
Ziel: ein freigegebenes, ausführungsreifes Konzept.
5. Ziel – Realisierung Ihrer neuen Arbeitswelt
- Montageplanung & Logistik
- Koordination aller Gewerke
- baubegleitende Qualitätssicherung
- Umsetzung von CI‑Elementen und Sonderlösungen
- Abnahme & Mängelmanagement
- Übergabe an das Unternehmen
Ziel: ein bezugsfertiges Shared Office als funktionales Multi‑Space‑Büro.
Unser Fazit
Ein klar strukturiertes Shared Office schafft Ordnung, Ruhe und Orientierung in der täglichen Zusammenarbeit. Durch bedarfsorientierte Zonierung, gute Akustik und funktionale Funktionsbereiche entsteht eine Arbeitswelt, die produktiv, flexibel und nachhaltig ist.
Die Raumhaus GmbH plant und realisiert Arbeitswelten seit 1940 – von der strategischen Bedarfsanalyse bis zur handwerklichen Umsetzung. Erleben Sie verschiedene Zonen und Raum‑in‑Raum Lösungen live in unserem 1.300 m² großen Showroom in Berlin und lassen Sie sich zu Ihrem Projekt objektiv beraten: Jetzt persönliches Beratungsgespräch vereinbaren.
Fragen und Antworten
Desk Sharing beschreibt das Teilen von Arbeitsplätzen, um Fläche effizienter zu nutzen. Ein Shared Office erweitert dieses Prinzip um ein räumliches Konzept: Es strukturiert die Fläche in klar definierte Funktionsbereiche wie Kommunikation, Konzentration oder Regeneration. Mitarbeitende wählen nicht irgendeinen freien Tisch, sondern bewusst die Zone, die ihre aktuelle Aufgabe optimal unterstützt.
Die Anzahl der Fokuszonen hängt von den Tätigkeitsprofilen und der Anwesenheitsquote des Unternehmens ab. Bereiche mit hohem Anteil an Analyse‑, Konzept‑ oder Programmierarbeit benötigen mehr ruhige Arbeitsplätze als kommunikative Teams. Eine Bedarfsanalyse zeigt, wie viele Fokusplätze notwendig sind, um Engpässe zu vermeiden.
Ja. Moderne Raum‑in‑Raum Systeme sind modular konstruiert und kommen ohne bauliche Eingriffe aus. Sie werden als autarke Einheiten aufgestellt, benötigen lediglich einen Stromanschluss für Belüftung und Beleuchtung und können bei Bedarf versetzt oder erweitert werden.
Ein Telefonzellen Büro dient der akustischen Abschirmung und dem Schutz vertraulicher Gespräche. Mitarbeitende nutzen die Kabine für Telefonate und Videocalls, so dass Gesprächsfetzen nicht in die offene Fläche gelangen und die Konzentrationsbereiche frei von Störungen bleiben.
Die Berechnung erfolgt tätigkeitsbasiert. Ausgewertet werden Anwesenheitsdaten, Meetingfrequenzen, Gruppengrößen, Kommunikationsbedarfe und typische Arbeitsprozesse. Auf dieser Grundlage wird definiert, wie viel Fläche Konzentration, Meetings, Rückzug, Infrastruktur und soziale Begegnung benötigen, um eine zuverlässige Nutzung sicherzustellen.
