Workcafé einrichten: Planung, Zonen und Ausstattung im Überblick
Ein Workcafé ist eine Bürofläche, die Kaffeeküche und Arbeitsplatz miteinander verbindet. Mitarbeitende holen sich einen Kaffee, bleiben sitzen und arbeiten weiter, statt nach wenigen Minuten an den Schreibtisch zurückzukehren.
In vielen Unternehmen entstehen solche Flächen zunächst ungeplant. Die Teeküche wird zur Projektfläche, freie Besprechungsräume dienen als Ausweicharbeitsplätze und Gespräche verlagern sich in den Flur. Das ist meist kein Organisationsproblem, sondern ein Hinweis darauf, dass die vorhandene Bürostruktur nicht mehr zur tatsächlichen Nutzung passt.
Wer ein Workcafé einrichten möchte, sollte deshalb nicht mit Möbeln beginnen. Entscheidend sind vier Fragen: Wofür wird die Fläche genutzt? Kann sie den Pausenraum ersetzen? Wie viel Fläche wird benötigt? Und welche Zonen und Ausstattungen machen die Nutzung im Alltag überhaupt möglich?
Wofür ein Workcafé gebraucht wird, und wofür die Teeküche reicht
Die erste Planungsfrage lautet: Wofür soll die Fläche tatsächlich genutzt werden? Erst wenn das geklärt ist, lassen sich Größe, Möblierung und Ausstattung sinnvoll festlegen.
Eine Teeküche dient in erster Linie der Pause. Mitarbeitende holen sich einen Kaffee oder ein Getränk und bleiben meist nur wenige Minuten. Spüle, Kaffeemaschine und ein Stehtisch genügen dafür.
Ein Workcafé erfüllt dagegen mehrere Funktionen gleichzeitig. Es verbindet Aufenthaltsfläche, informellen Austausch und Arbeit auf Zeit. Hier werden E-Mails beantwortet, kurze Besprechungen geführt oder Wartezeiten zwischen Terminen überbrückt. Dafür braucht die Fläche andere Möbel, andere Anschlüsse und mehr Aufenthaltsqualität.
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Teeküche |
Workcafé |
Coworking-Fläche |
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Zweck |
Pause |
Pause, Arbeit, Austausch |
Arbeitsplatz auf Zeit |
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Aufenthalt |
Minuten |
Halbe Stunde bis mehrere Stunden |
Ganze Arbeitstage |
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Möblierung |
Stehtisch, Spüle, Automat |
Steh-, Sitz- und Loungeplätze |
Reguläre Arbeitsplätze |
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Anschlüsse |
Strom für Geräte |
Strom und Netz am Sitzplatz |
Vollständige Arbeitsplatztechnik |
Ein Stehtisch ohne Hocker begrenzt die Aufenthaltsdauer von selbst. In der Teeküche ist das gewollt. Wer jedoch ein Workcafé einrichten möchte, braucht Sitzplätze, an denen Menschen auch länger bleiben können.
Von einer Coworking-Fläche unterscheidet sich das Workcafé vor allem durch die Nutzungsdauer. Während dort häufig ein ganzer Arbeitstag verbracht wird, dient das Workcafé als temporärer Arbeitsplatz zwischen anderen Tätigkeiten.
Für die weitere Planung ist jedoch eine andere Unterscheidung noch wichtiger. Das Arbeitsstättenrecht trennt zwischen Pausenraum und Pausenbereich. Ein Pausenraum ist ein eigener Raum. Ein Pausenbereich ist eine abgegrenzte Fläche innerhalb eines größeren Raumes. An dieser Unterscheidung hängen Anforderungen an Lärm, Möblierung, Abtrennung und Wegstrecken. Ob ein Workcafé den Pausenraum ersetzen kann, entscheidet sich genau an dieser Stelle.
Ob das Workcafé den Pausenraum ersetzt
Ob ein Workcafé den Pausenraum ersetzen kann, regelt die Arbeitsstättenregel ASR A4.2. Die kurze Antwort lautet: Ja, aber nur unter bestimmten Voraussetzungen.
Ein Pausenraum ist Pflicht, sobald mehr als zehn Beschäftigte gleichzeitig im Betrieb sind. Statt eines eigenen Raums genügt auch ein Pausenbereich, wenn er gleichwertige Bedingungen bietet. Auf diese Gleichstellung stützt sich die Anrechnung eines Workcafés.
In Büroräumen erlaubt die Regel sogar den vollständigen Verzicht, allerdings nur wenn die Fläche während der Pause frei von arbeitsbedingten Störungen ist. Telefonate und Publikumsverkehr nennt sie dabei ausdrücklich.
Der Zielkonflikt entsteht durch die Doppelfunktion vieler Workcafés. Sie sollen gleichzeitig Aufenthaltsfläche, Kommunikationszone und Arbeitsplatz sein. Genau das kollidiert jedoch mit den Anforderungen an einen Pausenraum. Ein Raum, in dem während der Pause telefoniert und gearbeitet wird, ersetzt den Pausenraum nicht.
Wer den alten Pausenraum trotzdem auflöst und das Workcafé als Ersatz führt, steht am Ende ohne beides da. Deshalb fällt die Entscheidung vor der Möblierung und nicht danach.
Damit ein Workcafé als Pausenbereich angerechnet werden kann, müssen unter anderem folgende Anforderungen erfüllt sein:
- Lärm: höchstens 55 dB(A) im Durchschnitt während der Pause
- Möblierung: Sitzgelegenheiten mit Rückenlehne und Tische.
- Erreichbarkeit: maximal 100 Meter Entfernung vom Arbeitsplatz.
- Raumklima: ausreichend temperiert und frei von störenden Gerüchen oder Emissionen.
Der Weg ist der Wert, der in großen Etagen zuerst reißt. Wer im dritten Stock 120 Meter zum Workcafé läuft, braucht dort einen zweiten Pausenbereich oder behält den alten Pausenraum.
Dazu kommt eine Soll-Anforderung an die Lage. Pausenräume sollen eine Sichtverbindung nach außen haben. Eine innenliegende Fläche ist nicht verboten, sie braucht jedoch eine Begründung.
Damit steht die wichtigste Planungsentscheidung bereits vor der Möblierung. Entweder wird das Workcafé als Pausenbereich geführt und erfüllt die entsprechenden Anforderungen an Lärm, Möblierung, Abtrennung und Wegstrecke. Oder die Fläche bleibt eine Arbeits- und Kommunikationszone, dann muss der Pausenraum an anderer Stelle bestehen bleiben. Beides gleichzeitig funktioniert nicht.
Für die weitere Planung ist diese Entscheidung entscheidend. Gilt die Fläche als Pausenbereich, greifen zusätzlich die Mindestanforderungen der ASR A4.2 an Größe und Ausstattung.
Wie viel Fläche ein Workcafé benötigt
Für die Quadratmeter gibt es Mindestwerte, für die Zahl der Sitzplätze keinen einzigen.
Die ASR A4.2 verlangt mindestens 1,00 m² je Person einschließlich Sitzgelegenheit und Tisch, bei einer Grundfläche von mindestens 6,00 m². Verkehrswege und Küchenzeile zählen nicht mit, sie kommen obendrauf.
Zum Vergleich die Werte für Arbeitsplätze aus der ASR A1.2: mindestens 1,50 m² freie Bewegungsfläche bei 1,00 Meter Tiefe und Breite, im Zellenbüro 8 bis 10 m² je Arbeitsplatz. Ein Workcafé liegt dazwischen, weil dort gesessen und gearbeitet wird, aber niemand acht Stunden bleibt.
Damit steht die Rechnung: 24 Sitzplätze mal 1,00 m² ergeben 24 m², dazu kommen Küchenzeile, Wege und Abstände. Schwierig ist allein die erste Zahl.
Wie die Zahl der Sitzplätze zustande kommt
Wer die Zahl der Sitzplätze aus der Mitarbeiterzahl ableitet, plant meist an der Realität vorbei. Ein Workcafé wird nicht gleichmäßig über den Tag genutzt. Vormittags halten sich oft nur wenige Personen dort auf, während rund um die Mittagspause deutlich mehr Mitarbeitende zusammenkommen.
Gerade bei hybrider Arbeit verschärft sich dieser Effekt zusätzlich. An Präsenztagen befinden sich häufig deutlich mehr Mitarbeitende im Büro als an anderen Wochentagen. Die Anzahl der Sitzplätze ergibt sich nicht aus der Mitarbeiterzahl, sondern aus der tatsächlichen Nutzung der Fläche.
Belastbare Werte entstehen nur durch Beobachtung. Empfehlenswert ist eine Erhebung über mindestens zwei Arbeitswochen. Erfasst wird dabei nicht, wie viele Personen im Gebäude sind, sondern wie viele sich gleichzeitig im Workcafé aufhalten und wie lange sie dort bleiben.
Genau diese Analyse bildet die Grundlage der Raumbedarfsanalyse im NEEDS-Prozess. Sie zeigt nicht nur, wie viele Sitzplätze tatsächlich benötigt werden, sondern auch, welche Tätigkeiten auf der Fläche stattfinden und welche Zonen daraus entstehen sollten.
Eine allgemeingültige Kennzahl je Beschäftigtem gibt es nicht. Zudem müssen besondere Situationen wie Betriebsferien, Messen oder außergewöhnliche Veranstaltungstage berücksichtigt werden. Fallen solche Ereignisse in den Erhebungszeitraum, sollte die Beobachtung zu einem repräsentativeren Zeitpunkt wiederholt werden.
Maßgeblich ist am Ende nicht der Durchschnitt, sondern die Nutzungsspitze. Eine Fläche, die im Mittel ausreichend dimensioniert wirkt, kann zur Mittagszeit überfüllt sein und bleibt in den übrigen Stunden weitgehend ungenutzt. Die scheinbare Reserve ist dabei kein Planungsfehler, sondern Voraussetzung dafür, dass das Workcafé außerhalb der Spitzenzeiten auch als Arbeits- und Begegnungsfläche funktioniert.
Welche Zonen die Fläche trägt und wie sie angeordnet werden
Typischerweise besteht ein Workcafé aus drei Bereichen: einer Stehzone für kurze Aufenthalte, einer Tischzone für Gespräche und temporäres Arbeiten sowie einer Loungezone für längere Aufenthalte. Welche dieser Zonen tatsächlich benötigt werden, hängt von der Nutzung, der Aufenthaltsdauer und der verfügbaren Fläche ab.
Zonen richtet sich nach der Aufenthaltsdauer, denn je länger jemand bleibt, desto mehr braucht der Platz.
An der Küchenzeile stehen Stehtische für den kurzen Halt. Anschlüsse braucht es dort nicht. Für Besprechungen taugt die Zone allerdings nicht, weil im Stehen niemand Notizen macht.
Gespräche zu zweit bis viert finden an Vierertischen in normaler Höhe statt, mit Strom und Netz am Platz sowie Stühlen mit Rückenlehne. Dieser Bereich wird meist am stärksten genutzt und ist zugleich der lauteste. Vertrauliche Gespräche gehören deshalb an einen anderen Ort.
Für längeres Arbeiten kommt eine Loungezone dazu, mit Loungemöbeln in ausreichender Sitztiefe und Beistelltischen in Laptophöhe. Einen Schreibtisch ersetzt sie nicht, dafür ist die Sitzhaltung auf Dauer zu ungünstig.
Bei knapper Fläche entfällt zuerst die Loungezone. Wer stattdessen die Stehplätze streicht, hat vormittags schnell eine Schlange vor der Kaffeemaschine.
Für die Lage im Grundriss zählt vor allem der Abstand zu konzentrierten Arbeitsplätzen. Ein Workcafé ist eine Geräuschquelle und soll es auch bleiben dürfen. Fehlt dieser Abstand, wandert das Problem lediglich an eine andere Stelle im Büro.
Ebenso wichtig sind die Wege rund um die Fläche. Die ASR A1.8 verlangt für Verkehrswege bei bis zu 20 Personen eine lichte Breite von mindestens 1,00 Meter, darüber mindestens 1,20 Meter. Ein Vierertisch, der den Durchgang zum Drucker auf 0,90 Meter verengt, verstößt nicht nur gegen diese Vorgaben, sondern stört gleichzeitig jede Unterhaltung am Tisch. Die Fläche gehört deshalb an einen Verkehrsweg, aber nicht in ihn hinein.
Workcafé einrichten: Ausstattung, Akustik und Betrieb
Ist die Flächenaufteilung geklärt, geht es um die Ausstattung. Dabei entscheidet erneut die Aufenthaltsdauer darüber, welche Anforderungen die einzelnen Bereiche erfüllen müssen. Wer nur wenige Minuten auf der Fläche verbringt, benötigt etwas anderes als jemand, der dort eine Stunde arbeitet oder ein Gespräch führt.
Ausstattung: Was an jedem Platz vorhanden sein sollte
In Tisch- und Loungezonen gehören Stühle mit Rückenlehne, sobald die Fläche als Pausenbereich genutzt wird. Soll dort gearbeitet werden, braucht jeder Platz Zugang zu Strom und Netzanschlüssen. Eine einzelne Steckdose an der Wand reicht dafür in der Regel nicht aus.
Ausdrücklich verlangt die ASR A4.2 außerdem einen Abfallbehälter mit Deckel sowie Zugang zu Trinkwasser. Beide Punkte werden bei der Planung häufig übersehen, weil sie nicht zur eigentlichen Möblierung zählen.
Hinzu kommen Anforderungen an das Raumklima. Gerüche aus der Küchenzeile dürfen die Aufenthaltsqualität nicht beeinträchtigen. Werden Speisen zubereitet oder erwärmt, sollte die Planung deshalb frühzeitig eine geeignete Abluftlösung berücksichtigen.
Akustik: Der häufigste Erfolgsfaktor eines Workcafés
Ob eine Fläche im Alltag funktioniert, entscheidet meist nicht die Möblierung, sondern die Akustik. Harte Böden, Glasflächen und offene Decken erzeugen Nachhall, der Gespräche über die gesamte Fläche trägt.
Gilt das Workcafé als Pausenbereich, dürfen während der Pause durchschnittlich 55 dB(A) nicht überschritten werden. Unabhängig von rechtlichen Anforderungen verbessert eine gute Raumakustik die Aufenthaltsqualität erheblich.
Bewährt haben sich:
- akustisch wirksame Deckenflächen
- Wandabsorber
- Teppichflächen
- Vorhänge
- Polstermöbel
Welcher Schallschutz im Büro am Ende die beste Wirkung erzielt, hängt jedoch von der Raumgeometrie und nicht vom Produktkatalog ab.
Licht: Aufenthaltsfläche oder Arbeitsplatz?
Auch die Beleuchtung richtet sich nach der Nutzung. Die ASR A3.4 nennt für Pausen- und Aufenthaltsräume 200 Lux. Für Tätigkeiten wie Schreiben, Lesen oder Arbeiten am Bildschirm werden dagegen 500 Lux benötigt.
Wird im Workcafé regelmäßig gearbeitet, gilt dieser höhere Wert an den entsprechenden Plätzen. Arbeitsplatzleuchten in der Tischzone sind oft wirtschaftlicher, als die gesamte Fläche auf das Niveau eines klassischen Büroarbeitsplatzes auszuleuchten.
Betrieb: Der oft unterschätzte Teil der Planung
Viele Workcafés scheitern nicht an der Einrichtung, sondern an fehlenden Zuständigkeiten im Alltag.
Bereits vor der Inbetriebnahme sollte geklärt werden:
- Wer reinigt die Fläche?
- Wer füllt Kaffee und Verbrauchsmaterial nach?
- Wer räumt Geschirr weg?
- Wer überprüft regelmäßig die Ausstattung?
Ohne klare Zuständigkeiten übernimmt diese Aufgaben entweder niemand oder immer dieselbe Person.
Eine weitere Herausforderung entsteht mittags. Kommen alle Beschäftigten gleichzeitig zur Pause, ist die Fläche schnell überfüllt oder bereits belegt. Häufig lässt sich dieses Problem durch versetzte Pausenzeiten einzelner Teams lösen, ohne zusätzliche Fläche schaffen zu müssen.
Unser Fazit
Die wichtigste Entscheidung fällt bereits zu Beginn der Planung: Soll das Workcafé als Pausenbereich gelten oder als ergänzende Arbeitsfläche genutzt werden? Von dieser Frage hängen Möblierung, Akustik, Flächenbedarf und spätere Betriebsregeln gleichermaßen ab.
Wer die Fläche als Pausenbereich anrechnen möchte, muss die Anforderungen der ASR A4.2 erfüllen, darunter die Vorgaben zu Lärm, Möblierung, Abtrennung und Erreichbarkeit. Soll dort dauerhaft gearbeitet werden, bleibt ein separater Pausenraum in vielen Fällen die sinnvollere Lösung.
Ebenso entscheidend ist die richtige Dimensionierung. Die Zahl der Sitzplätze ergibt sich nicht aus der Mitarbeiterzahl, sondern aus der tatsächlichen Nutzung. Maßgeblich ist die höchste gleichzeitige Belegung und nicht der Durchschnitt über den Tag.
Ein gut geplantes Workcafé schafft damit mehr als einen Ort für Kaffee und kurze Gespräche. Es wird zu einem zentralen Baustein moderner Arbeitswelten, unterstützt hybride Arbeitsformen und fördert Begegnungen, die in klassischen Bürostrukturen oft verloren gehen.
Fragen und Antworten
Was ist ein Workcafé?
Ein Workcafé ist eine Bürofläche, die Elemente einer Teeküche mit Arbeits- und Aufenthaltsbereichen verbindet. Mitarbeitende können dort Kaffee trinken, informelle Gespräche führen, E-Mails bearbeiten oder zwischen Terminen arbeiten. Anders als eine klassische Teeküche im Büro ist ein Workcafé für längere Aufenthalte ausgelegt. Typisch sind unterschiedliche Sitzbereiche, Stromanschlüsse, WLAN sowie Zonen für Austausch und temporäres Arbeiten. In modernen Bürokonzepten bildet das Workcafé häufig die Schnittstelle zwischen Pausenraum, Besprechungsfläche und Kommunikationsbereich.
Wofür wird ein Workcafé genutzt?
Ein Workcafé wird für kurze Besprechungen, Pausen, spontanen Austausch und zeitweiliges Arbeiten genutzt. Mitarbeitende wechseln dort häufig zwischen verschiedenen Tätigkeiten: Sie holen sich einen Kaffee, führen ein Gespräch mit Kolleginnen und Kollegen oder bearbeiten einige E-Mails am Laptop. Besonders in hybriden Arbeitsumgebungen entstehen dadurch flexible Begegnungsorte, die klassische Büroflächen ergänzen. Für vertrauliche Gespräche oder dauerhaft konzentriertes Arbeiten ist ein Workcafé hingegen meist nicht geeignet.
Ersetzt ein Workcafé den Pausenraum?
Ein Workcafé kann unter bestimmten Voraussetzungen den Pausenraum ersetzen. Maßgeblich ist die Arbeitsstättenregel ASR A4.2. Demnach muss die Fläche während der Pause frei von arbeitsbedingten Störungen sein. Telefonate, Arbeitsgespräche oder Publikumsverkehr können dieser Anforderung entgegenstehen. Soll ein Workcafé als Pausenbereich angerechnet werden, müssen außerdem Vorgaben zu Lärm, Möblierung, Abtrennung und Wegstrecken eingehalten werden. Ein Raum, in dem gleichzeitig gearbeitet und pausiert wird, erfüllt diese Anforderungen häufig nicht.
Wie richtet man ein Workcafé ein?
Wer ein Workcafé einrichten möchte, sollte nicht mit Möbeln beginnen. Zunächst wird analysiert, wie viele Personen die Fläche nutzen, welche Tätigkeiten dort stattfinden und wann Nutzungsspitzen entstehen. Daraus ergeben sich Sitzplatzzahl, Flächenbedarf und die erforderlichen Zonen. Erst danach folgen Möblierung, Akustik, Beleuchtung und technische Ausstattung. Diese Reihenfolge verhindert, dass eine Fläche zu klein geplant wird oder die tatsächlichen Anforderungen der Nutzer nicht erfüllt.
Wie viele Sitzplätze braucht ein Workcafé?
Für die Anzahl der Sitzplätze in einem Workcafé gibt es keine feste Norm. Entscheidend ist die tatsächliche Nutzung der Fläche. Während manche Unternehmen das Workcafé vor allem für kurze Pausen nutzen, entstehen in anderen Organisationen stark frequentierte Kommunikationsbereiche. Die Anzahl der Sitzplätze ergibt sich nicht aus der Mitarbeiterzahl, sondern aus der tatsächlichen Nutzung der Fläche. Die erforderliche Sitzplatzzahl wird idealerweise über eine Raumbedarfsanalyse oder Nutzungserhebung ermittelt. Als Orientierung nennt die ASR A4.2 mindestens 1,00 m² je gleichzeitig anwesender Person einschließlich Sitzgelegenheit und Tisch.
Braucht ein Workcafé eine eigene Küche?
Nein. Ein Workcafé benötigt keine vollwertige Küche. In den meisten Fällen genügt eine Büroküche oder Teeküche mit Kaffeemaschine, Spüle, Kühlschrank und Stauraum. Entscheidend ist weniger die Anzahl der Geräte als die geplante Nutzung der Fläche. Werden Speisen zubereitet oder regelmäßig aufgewärmt, entstehen zusätzliche Anforderungen an Hygiene, Lüftung und Reinigung. Diese Fragen sollten bereits in der Büroplanung berücksichtigt werden.
Worin unterscheidet sich ein Workcafé von einem Coworking Space?
Der wichtigste Unterschied liegt in der Nutzungsdauer und der Funktion. Ein Workcafé dient Mitarbeitenden als temporärer Aufenthalts- und Arbeitsort für Minuten oder einzelne Stunden. Ein Coworking Space ist dagegen auf längeres Arbeiten ausgelegt und bietet vollwertige Arbeitsplätze für einen ganzen Arbeitstag. Entsprechend unterscheiden sich auch Möblierung und Flächenstruktur. Während das Workcafé kommunikative Zonen und einen Loungebereich im Büro kombiniert, benötigt eine Coworking-Fläche zusätzliche Fokus- und Rückzugsbereiche.
Wie laut darf es in einem Workcafé sein?
Soll das Workcafé als Pausenraum oder Pausenbereich genutzt werden, nennt die ASR A4.2 einen Richtwert von maximal 55 dB(A) während der Pause. Dieser Wert umfasst sowohl Geräusche aus dem Gebäude als auch technische Einrichtungen. Wird das Workcafé ausschließlich als Arbeits- und Kommunikationsfläche genutzt, gelten andere Anforderungen. Unabhängig von der Nutzung entscheidet die Raumakustik über die Aufenthaltsqualität. Akustikpaneele, Absorberflächen, Teppiche und Polstermöbel helfen dabei, Nachhall und störende Geräusche zu reduzieren.
Wo sollte ein Workcafé im Grundriss liegen?
Ein Workcafé sollte zentral erreichbar sein und gleichzeitig ausreichend Abstand zu Bereichen mit konzentrierter Einzelarbeit haben. Die Fläche profitiert von kurzen Wegen, einer guten Sichtbarkeit und möglichst viel Tageslicht. Wird das Workcafé als Pausenbereich genutzt, empfiehlt die ASR A4.2 zudem eine Sichtverbindung nach außen. Ebenso wichtig ist eine gute akustische Trennung zu Arbeitsplätzen und Besprechungsräumen.
Welche Möbel gehören in ein Workcafé?
Zur typischen Ausstattung eines Workcafés gehören Stehtische, Vierertische, Loungemöbel, ergonomische Sitzgelegenheiten sowie Strom- und Datenanschlüsse an den Arbeitsplätzen. Welche Möbel benötigt werden, hängt von den geplanten Nutzungszonen ab. Während Stehplätze für kurze Aufenthalte ausreichen, benötigen Bereiche für Besprechungen oder längeres Arbeiten Sitzmöbel mit Rückenlehne und ausreichend Ablageflächen.
Welche Vorteile bietet ein Workcafé?
Ein Workcafé schafft zusätzliche Begegnungs- und Arbeitsflächen, unterstützt hybride Arbeitsformen und erhöht die Flexibilität der Bürofläche. Gleichzeitig kann es die Auslastung klassischer Arbeitsplätze und Besprechungsräume entlasten.
